Stuurt u met regelmatige tussenpozen e-mails naar een specifieke contactgroep? In dit geval is het raadzaam om Outlook om een groep of een e-maildistributielijst te maken. Hier voeg je in één keer alle relevante contacten toe die je wilt; later heb je slechts één klik nodig om de verzending voor te bereiden. Hieronder laten we u zien hoe u een contactgroep maakt, contacten toevoegt en uw eerste e-mail naar de groep verzendt.
Hoe u een nieuwe e-maildistributielijst maakt in Outlook
Als u een nieuwe Outlook-distributielijst wilt maken, heeft u slechts een paar stappen nodig:
- Open Outlook en klik op het kleine mensen-icoontje in de linker menubalk om naar te gaan “Mensengebied” te bereiken.
- Selecteer vervolgens in de bovenste menubalk “Nieuwe contactgroep” om een nieuwe e-maildistributielijst te maken.
- Onder "Naam" geef de nieuwe contactgroep een betekenisvolle naam.
- Selecteer vervolgens alle contacten die je aan de groep wilt toevoegen (meer informatie hierover vind je in de volgende paragraaf).
- Als alles klaar is, klikt u op Eindelijk “Opslaan & Sluiten”.
Tip: Als u in Outlook meerdere distributielijsten aanmaakt, kunt u ook de sneltoets gebruiken “Ctrl+Shift+L” Druk op om een nieuwe groep te maken.
Voeg contacten toe aan de groep
Als u een nieuwe e-mailgroep in Outlook wilt aanmaken, is het toevoegen van contacten ook belangrijk. Dit is de enige manier waarop de daaropvolgende e-mailverzending naar de distributielijst werkt. Om contacten toe te voegen heb je verschillende opties.
Klik eerst in de bovenste menubalk in een nieuw gemaakte of bestaande contactgroep “Contactgroep”. Selecteer vervolgens in het gebied leden de optie “Leden toevoegen” uit. U kunt dan kiezen uit de volgende opties:
- Vanuit Outlook-contactpersonen/adresboek: Met deze twee opties voegt u contacten uit de Outlook-contacten of het adresboek toe aan de e-maildistributielijst. Selecteer de gewenste methode en klik vervolgens op één of meerdere contacten (houd Ctrl ingedrukt en klik op meerdere contacten achter elkaar). Zodra alle gewenste contacten zijn gemarkeerd, klikt u linksonder op “Leden” en dan omhoog "OK".
- Nieuw e-mailcontact: Je hebt ook de mogelijkheid om een nieuw contact toe te voegen dat nog niet in je contacten staat. Hiervoor hoeft u alleen maar de weergegeven naam en het e-mailadres in te voeren en te bevestigen door op te klikken "OK".
Tip: Importeer snel en eenvoudig contacten uit andere programma's
Zijn uw contacten opgeslagen in een ander programma of in een lijst? In dit geval kunt u de contacten snel en eenvoudig importeren. U heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om contacten uit uw Excel-tabel te kopiëren en deze vervolgens in de keuzelijst te plakken.
Trouwens: Wilt u meer weten over het importeren en exporteren van contacten? In een ander artikel leggen we uitgebreid uit hoe je... Importeer en exporteer Outlook-contacten.
Stuur de eerste e-mail naar de nieuwe contactgroep
Eindelijk heeft u uw contactgroep aangemaakt en kunt u beginnen met het verzenden van de eerste e-mail:
- Klik in Outlook op “Nieuwe e-mail”om een nieuw bericht op te stellen.
- Maak zoals gewoonlijk een nieuwe e-mail inclusief onderwerp en inhoud die gericht is op uw contactgroep.
- Zodra dat is gebeurd, klikt u in het vrije veld "Naar" en voer de naam in van de aangemaakte contactgroep. Als alternatief kunt u ook op klikken "Naar" Klik en selecteer de contactgroep in het selectievenster.
- Klik ten slotte op "Versturen"om uw eerste e-mail naar uw contactgroep te sturen.
