Je kunt er niet omheen: als je niet alleen als werknemer werkt, maar ook als zelfstandige inkomsten genereert, of het nu als vertaler, kunstenaar of ambachtsman is, ben je in Duitsland verplicht een zogenaamde EÜR, een inkomensoverschotverklaring, op te stellen - tenzij je zoveel verdient dat je al een boekhouding moet overleggen...
Gebruik Microsoft Excel
Sommige mensen wenden zich tot dure boekhoudsoftwareoplossingen, maar anderen onthouden het volgende: dit Microsoft Office-pakket Naast de bekende Word-software biedt het ook de even vaak gebruikte spreadsheetsoftware Microsoft Excel.
Daarin kunt u eenvoudig inputs en uitgaven registreren en deze bijvoorbeeld in categorieën verdelen door kolomnamen te gebruiken - in eerste instantie een extra stap, maar die uiterlijk loont als u de uitgaven van de overeenkomstige regels in de EÜR-bijlage voor de belastingdienst wilt samenvatten.
In een normaal werkjaar voor een zelfstandige kan er al snel sprake zijn van een groter aantal functies, dat in het verticale aantal regels gemakkelijk boven de 500 kan uitkomen. Maar zelfs in het horizontale gebied, waar Microsoft Excel niet in cijfers maar in het alfabet ‘telt’, kan het reguliere alfabet snel worden overschreden. Opeens heten de kolommen niet langer “P” of “T”, maar BQ....
Als u de overeenkomstige numerieke waarden heeft toegevoegd aan de door de belastingdienst vereiste “rijen” en deze heeft ingevoerd in het officiële EÜR-formulier EKSTER geregistreerd, staat het indienen van de belastingaangifte doorgaans niets in de weg.
Navraag bij de Belastingdienst
Maar ineens komt er een verzoek van de Belastingdienst... Wat moet ik doen? Hoe moet je de vraag beantwoorden hoeveel de verzendkosten precies waren?
Nu wil je misschien niet het hele inkomsten-uitgavenoverzicht als Excel-bestand naar de Belastingdienst sturen als je er de eerste keer om vraagt, maar liever concreet antwoord geven op de vraag van de Belastingdienst.
Voordat u begint met het opnieuw opslaan van uw Excel-bestand om alleen de verzendkosten in een ander bestand weer te geven, moet u de volgende functie overwegen:
- Gebruik de rechtermuisknop om de gewenste rijen en kolommen te selecteren niet op de afdruk voor de belastingdienst en selecteer de opdracht “Verbergen” in het pop-upmenu dat wordt geopend.
- Nu worden alleen de kolommen weergegeven die u niet expliciet hebt verborgen. In ons specifieke voorbeeld wordt rij O weergegeven na rij C, en zijn de rijen D-N verborgen.
- En met de functie AUTO-SUMMEN rechtsboven kunt u ook snel de totaalwaarde voor een te selecteren gebied berekenen. U hoeft de bijbehorende formule, inclusief kolomrijdetails, niet in te voeren; u kunt eenvoudig met de cursor de rijen en kolommen selecteren die bij elkaar moeten worden opgeteld. Als u vervolgens met de ENTER-toets bevestigt, wordt de huidige waarde weergegeven, die altijd dynamisch verandert.
- Zo kunt u de vraag van uw belastingambtenaar nauwkeurig beantwoorden, zonder dat u uw gegevens uit het bestand hoeft te verwijderen. Als u het bestand vervolgens snel als pdf uitprint en op uw computer bewaart, heeft u altijd een duidelijk overzicht van wat u de Belastingdienst desgevraagd hebt verteld.
- Als je alle gegevens die je eerder verborgen had weer wilt zien, selecteer dan de hele Excel-map met CTRL+A, klik met de rechtermuisknop op een eerder verborgen kolom en toon deze verborgen kolommen en rijen opnieuw met het commando “Weergeven”.
