Adobe PDF is een wereldwijd bekend bestandsformaat voor het vastleggen van belangrijke informatie en gegevens in documenten. Tegelijkertijd biedt het bedrijf Adobe met zijn tools talloze functies om documenten veilig en betrouwbaar te delen met andere mensen, klanten en bedrijven.
In dit artikel leert u alles wat u moet weten over Adobe PDF, hoe u het opent en welk programma wordt gebruikt om professionele PDF-bestanden te maken.
Wat is Adobe PDF?
Op veel plekken wordt met documenten gewerkt. Hier worden verschillende soorten informatie vastgelegd en gedocumenteerd. Daarnaast worden documenten doorgegeven ter informatie of verwerking, wat vooral het geval is in bedrijven en onder collega’s. Maar documenten worden ook gebruikt om belangrijke informatie naar particulieren en klanten te communiceren.
Dit is precies waar het wereldberoemde PDF-bestandsformaat in het spel komt. PDF (Portable Document Format) komt van Adobe en is inmiddels een overwegend gebruikte methode voor het maken en bewerken van documenten en daarmee het presenteren van informatie en feiten.
Het maakt niet uit welk besturingssysteem en welke software andere gebruikers gebruiken. Adobe PDF is alomtegenwoordig en compatibel met veel systemen.
Talrijke elementen en functies in PDF-bestanden
Adobe PDF is nu een open standaard en goedgekeurd door de ISO (International Organization for Standardization).
Met PDF zijn talloze elementen en functies mogelijk:
- Klikbare links en knoppen
- Formuliervelden
- Video- en audio-elementen
- Functies die een logische volgorde hebben
- Documenten kunnen worden ondertekend met behulp van elektronische handtekeningen
In 1991 werd de basis gelegd voor Adobe PDF
In 1991 startte Adobe-medeoprichter Dr. John Warnock het “Camelot”-project. Daarmee bracht hij een revolutie teweeg in de manier waarop voorheen met documenten werd omgegaan.
Het doel van Warnock was om een bestandsformaat te ontwikkelen dat door elke applicatie zou worden herkend en geopend. Daarnaast moet het mogelijk zijn om van elk tot nu toe aangemaakt document een digitale pdf-versie te maken, die op ieder apparaat kan worden bekeken en afgedrukt.
In 1992 volgde een volgende stap: Camelot werd omgedoopt tot PDF en stap voor stap verder ontwikkeld. Tegenwoordig is het bestandsformaat wereldwijd bekend en wordt het het meest gebruikt voor het uitwisselen van documenten.
Welk programma is geschikt om PDF te openen?
Er zijn talloze PDF-lezers beschikbaar op internet waarmee u gratis PDF-bestanden kunt openen, lezen en zelfs ondertekenen.
Adobe biedt hiervoor ook een eigen programma aan Acrobat-lezer, die gratis kan worden gedownload. Als u alleen PDF-bestanden wilt openen, is deze tool volledig voldoende.
Als u echter Adobe PDF-bestanden wilt maken en deze wilt uitbreiden met uw eigen tekst, afbeeldingen of zelfs audiobestanden, is de normale Acrobat Reader niet voldoende. Professionele hulpmiddelen zoals Adobe Acrobat Standaard 2017 nodig. Meer informatie vindt u in de volgende paragraaf.
Tip: Maak, bewerk en converteer PDF's met de Adobe PDF-tool Acrobat Standard 2017
Met traditionele Adobe PDF-lezers kunt u alleen PDF-bestanden openen en de inhoud lezen. Enkele tools zoals Acrobat Reader bieden ook de mogelijkheid om PDF-documenten digitaal te ondertekenen.
Wilt u daarentegen uw eigen PDF's maken, bewerken en converteren? In dit geval heeft u een programma als Acrobat Standard 2017 nodig, dat tal van functies bevat. Dit omvat:
- Creëren, bewerken en converteren van PDF-bestanden
- Deel PDF-bestanden in een cloud om te delen met andere gebruikers
- Exporteer PDF-bestanden in elk bestandsformaat
- Formulieren maken
- Bescherm PDF-bestanden tegen bewerking
- Het verkrijgen van handtekeningen
Adobe Acrobat Standaard 2017 is tevens voorzien van een moderne en snelle gebruikersinterface. Alle menu's en functies worden hier overzichtelijk weergegeven.
Klik hier om Adobe Acrobat Standard 2017 te downloaden
PDF kan aan andere programma's worden gekoppeld
Of je nu met Microsoft 365, Google Chrome of andere programma's werkt: Adobe werkt samen met tal van bekende bedrijven en streeft ernaar steeds meer programmasnelkoppelingen aan te bieden. Hierdoor heb je de mogelijkheid om een document direct in PDF-formaat te exporteren, bijvoorbeeld in Word.
Hetzelfde werkt als u op een website surft in de Chrome-internetbrowser en de inhoud als pdf wilt opslaan. Dit kan ook in slechts een paar stappen.
Tip: Maak een PDF in Google Chrome
- Open de gewenste website waarvan u de inhoud in een PDF-bestand wilt opslaan.
- Klik rechtsboven op de drie kleine puntjes om naar het menu te gaan.
- Klik vervolgens op de optie "Druk".
- Achter de optie "Doel" Klik nu op het vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens “Opslaan als PDF”
- Voer nu alle overige gewenste instellingen uit en klik ten slotte "Redden".
- Last but not least hoeft u alleen maar te selecteren waar u het PDF-bestand wilt opslaan.
Tip: Exporteer/bewaar Word- en Excel-documenten als PDF
- Open in Word of Excel het document dat u als PDF wilt exporteren.
- Klik op in de bovenste menubalk "Bestand".
- Selecteer vervolgens de optie in het nieuwe venster "Exporteren"
- Klik vervolgens op de optie in het menu Exporteren “PDF/XPS-document maken”.
- Ten slotte hoeft u alleen nog maar een bestandsnaam toe te wijzen, de opslaglocatie te selecteren en te klikken "Publiceren"
Welke functies biedt PDF?
Hieronder vindt u belangrijke en nuttige functies die voor u beschikbaar zijn met Adobe PDF:
- Samenvoegen: Als de inhoud zich in meerdere bestanden bevindt, zoals documenten of tabellen, kunnen deze snel en eenvoudig worden samengevoegd. Dit betekent dat de gewenste informatie in een compact formaat wordt gepresenteerd en dat u minder bijlagen hoeft mee te sturen.
- Bestanden converteren: Adobe PDF is nu een krachtige standaard en kan verschillende bestanden en bestandstypen converteren. Bijvoorbeeld:
- Word -> PDF
- JPEG -> PDF
- Excel -> PDF
- HTML -> PDF
Uiteraard kunt u ook PDF-bestanden omzetten naar vele gewenste bestandsformaten zoals Word, Excel of JPEG.
- Commentaar op PDF-bestanden: Maak aantekeningen en opmerkingen rechtstreeks in PDF-bestanden of markeer belangrijke tekstpassages. Ook is het mogelijk om tekst te onderstrepen en door te halen.
- PDF's comprimeren: Om opslagruimte of datavolume te besparen, is compressie mogelijk voor zeer grote PDF-bestanden. Hier kunnen compressies worden uitgevoerd zonder kwaliteitsverlies.
- PDF-bestanden bewerken: Open en bewerk PDF-bestanden naar wens (bijvoorbeeld tekst en afbeeldingen toevoegen/wijzigen). Normale opslag is dan mogelijk.
- Pagina's roteren: Schakel tussen portret- en landschapsoriëntatie.
- Pagina's opnieuw ordenen: Stel de gewenste volgorde in door alle pagina's in een PDF opnieuw te rangschikken.
- Bescherm PDF-bestanden: Voorkom dat inhoud wordt gekopieerd en voor andere doeleinden wordt gebruikt. Hetzelfde geldt voor bewerken en afdrukken.
- Splitsen: Stuur met slechts een paar klikken PDF's naar vrienden, kennissen of collega's. Hiervoor kan ook een cloudfunctie worden gebruikt.
- Invullen en ondertekenen: Vul alle formulieren, zoals aanvragen, volledig in. Vervolgens onderteken je het met een digitale handtekening.
Andere handige functies:
- Zoek in PDF's
- Controleer de toegankelijkheid
- Handtekeningen aanvragen/handtekeningen aanvragen
- Formulieren voorbereiden
- Vergelijk twee PDF-documenten en zoek de verschillen
- Ontgrendel documenten met wachtwoordbeveiliging
- Randen en marges bijsnijden
- Pagina's invoegen
- Extraheer individuele pagina's
- Pagina's verwijderen
- PDF-bestanden splitsen
- Documenten samenvoegen
- Herken tekst (OCR), die vervolgens kan worden bewerkt
- PDF's afdrukken
- Laat de tekst voorlezen
Conclusie over Adobe PDF
Adobe PDF is een professionele alleskunner waarmee je documenten kunt beheren, maken en bewerken. Je hebt de keuze uit een groot aantal verschillende opties en functies. Hierbij hoort onder meer het toevoegen van formuliervelden. Zo maak je digitaal invulbare formulieren.
Maar het is ook mogelijk om extra elementen toe te voegen, zoals video's of functies met logische volgorde. Adobe PDF heeft zich inmiddels ontwikkeld tot een vaste standaard en is voor veel fabrikanten en gebruikers onmisbaar geworden. Het wordt bijvoorbeeld gebruikt om bedieningsinstructies voor software aan te bieden.
