Stuurt u regelmatig brieven naar bijvoorbeeld klanten of zakenpartners? Dan is het zinvol om een standaardbrief in Word te maken. Omdat het uniforme teksten bevat. Slechts bepaalde informatie, zoals adres, aanhef, enz., varieert.
In de volgende instructies leert u hoe u een samenvoegbewerking in Word kunt maken. We maken eerst een gegevensbron aan met behulp van Excel, waarvan de adressen als basis dienen.
Voorbereiding: Maak een gegevensbron met adressen in Excel
Voordat we de standaardbrief in Word maken, maken we eerst een gegevensbron aan in Excel. Hier voeren wij alle belangrijke informatie en gegevens in. Dit kunnen bijvoorbeeld bedrijfsnamen, namen van contactpersonen en adressen zijn.
Maar waarom eigenlijk een standaardbrief maken met Word EN Excel?
Het is eenvoudig: in plaats van elke letter afzonderlijk te moeten wijzigen, zijn dankzij de tabel of gegevensbron in Excel slechts een paar klikken nodig. Alle informatie wordt automatisch overgedragen.
Enkele tips voor het maken van de tabel als gegevensbron:
- Bepaal vooraf precies welke kolommen nodig zijn. Bijvoorbeeld titel, voornaam, achternaam en adres. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat Word alle gegevens nauwkeurig overbrengt.
- Zorg ervoor dat de gegevens op regelmatige tijdstippen correct zijn. Is er mogelijk een adres gewijzigd? Of is er een nieuwe contactpersoon?
- Bovendien moeten de gegevens consistent worden opgemaakt, zodat er geen complicaties optreden bij het overbrengen naar de standaardbrief in Word.
Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe zo’n tabel eruit zou kunnen zien:
De Excel-tabel met de gegevensbron is nu aangemaakt. De volgende paragraaf gaat verder met het maken van de eigenlijke standaardbrief in Word. De instructies zijn geschikt voor Word-versies zoals 2010, 2013, 2016 en 2019. Maar het werkt ook in Microsoft 365.
Hoe u een samenvoegbewerking in Word maakt met behulp van de wizard
Om de standaardbrief met Word te maken, volgt u de volgende stappen in de instructies achtereenvolgens:
- Open of maak het document in Word dat u als samenvoegbewerking wilt verzenden. Dit kan ook een sjabloon zijn dat u in het verleden heeft gemaakt.
- Klik ten slotte op in de bovenste menubalk “Shows” en klik vervolgens op de optie in het gebied Afdruk samenvoegen starten “Afdruk samenvoegen starten”.
- Er wordt een nieuw menu geopend waarin u de optie kunt selecteren “Wizard Afdruk samenvoegen met stapsgewijze instructies...” kiezen.
- De wizard opent nu, waarmee u stap voor stap uw standaardbrief in Word kunt maken.
- In het gebied “Selecteer een documenttype” activeer de optie “Brieven”. Klik dan onderaan “Volgende: Startdocument”.
- In de volgende stap kiest u of u het huidige document of een sjabloon voor de standaardbrief in Word wilt gebruiken. Maar u kunt ook beginnen met een bestaand document. In ons geval kiezen wij “Gebruik huidig document”
- Klik dan op “Volgende: Selecteer ontvanger”.
- Activeer in de volgende stap de optie “Gebruik een bestaande lijst”. Klik bovendien hieronder “Bladeren...”om het bestand te selecteren dat het Excel-spreadsheet bevat dat u zojuist uit de vorige paragraaf hebt gemaakt.
- Een nieuw venster “Mail merge-ontvanger” opent. Hier heeft u de mogelijkheid om alle gewenste contacten te selecteren, filteren en sorteren. Zodra dat is gebeurd, klikt u op "OK". Klik dan op “Volgende: Schrijf uw brief”.
- We gaan verder met de stap waarin u uw brief schrijft. Hier heeft u de mogelijkheid om elementen toe te voegen, zoals adresblok, begroetingsregel en vele andere.
- Kies bijvoorbeeld "Adresblok...", opent een nieuw venster. Hier kunt u opgeven hoe het adresblok eruit moet zien en welke informatie het bevat.
- Zodra u alle benodigde elementen voor uw samenvoegbewerking met Word hebt gemaakt en aangepast, klikt u op “Volgende: Bekijk een voorbeeld van uw brieven”.
- In het voorbeeld controleer je voor de laatste keer alle elementen en informatie. U kunt door alle individuele ontvangers klikken en ook de ontvangerslijst bewerken. Klopt alles en ben je klaar? Klik op “Volgende: Afdruk samenvoegen stoppen”.
- In de laatste stap heeft u de mogelijkheid om de gemaakte standaardbrief in Excel af te drukken of opnieuw te bewerken. Voer een laatste controle uit door op te klikken "Individuele letters bewerken..." Nu wordt een nieuw document met uw samenvoegbewerking geopend in Word.
- Als alle informatie correct is, drukt u de standaardbrief af. U kunt de standaardbrief ook opslaan.
Probeer het nu zelf door uw eerste samenvoegbewerking in Word te maken. U past alle inbegrepen elementen aan en drukt vervolgens de voltooide standaardbrief rechtstreeks af. Compleet!
